Мы купили авто в Голандии в августе для себя. При купле нам дали документы на машину: техпаспорт с документами Нидерландов

 Мы купили авто в Голандии  в августе для себя. При купле нам дали документы на машину: техпаспорт с документами Нидерландов о том что машина наша, временые белые голандские  номера страховку на 15 дней.
     В машине нужно было сменить пару деталей. В Европе отпуска, а  на Украине мы их нашли. Решили заехать на 2 дня в Украину через Польшу и обратно в Европу в Литву на регистрацию.
      Украина "предложила" за пару дней транзита залог в размере таможеной пошлины БОЛЬШОЙ ))) мы не у видели целесообразности и не въехав в Украину (отметок в паспорте о въезде и выезде украинских нет) вернулись обратно в Польшу.
        Пограничники нас впустили поставили отметки о въезде. Таможенники сказали что так как мы възжаем в Польшу на машине это импорт. Мы показываем документы - какой же импорт если номера Евро союза. Они оценивают машину в 9000 злотых  составляют документы и обязуют нас заплатить Запеспечення в размере 5745 злотых. Сказав при этом что когда мы поставим машину на регистрацию в любой кассе таможни нам вернуть эти деньги. Обязательное условие закрыть НОМЕР который указан в документах.
    Через три дня мы зарегистрировали машину в Литве. При регистрации мы попросили закрыть номер. Никто не знает что это. Логично поразмыслив мы поехали в таможенный пункт. Там внимательно расмотрев все документы на машину нам сказали что это импортный документ. И  закрыть его они не могут  машина при въезде в Польшу  была на Евро номерах. И тем более она уже на регистрации. Сказали что бы мы писали заявление  в Польской таможне о факте их ошибке.

Помогите пожалуйста как правильно вести диалог с поляками писать заявление или может вы посоветуете что то еще.